Trazabilidad de tu donación: seguí cada equipo desde la recepción hasta la entrega
¿Qué pasa con la notebook que tu empresa entregó para donar? Si la respuesta es "no sé", hay un problema. La trazabilidad es el proceso que permite documentar y verificar cada etapa del recorrido de un equipo, desde el momento en que sale de la empresa hasta que llega a la institución que lo recibe. Sin trazabilidad, no hay forma de garantizar que los datos fueron sanitizados correctamente ni que el equipo llegó a destino.
Por qué la trazabilidad importa
Para una empresa que dona, la trazabilidad cumple tres funciones: garantiza el cuidado de los datos (con el certificado de borrado por dispositivo), respalda el impacto social que la organización quiere comunicar y cierra de forma ordenada el expediente de cada activo dado de baja. Es la diferencia entre "confiamos en que lo hicieron bien" y "podemos probarlo".
Las etapas del recorrido
1. Recepción y registro
El proceso comienza con el retiro o la entrega de los equipos. Cada uno se registra con su número de serie, modelo y estado, y queda asociado a un código único de seguimiento (por ejemplo, UPWARE-XXXXXXXX) que la empresa puede consultar en cualquier momento.
2. Borrado seguro de datos
Para los equipos con medios de almacenamiento, el borrado se ejecuta con software certificado y genera un registro por dispositivo con número de serie, método aplicado, cantidad de pasadas y fecha. Es el documento más sensible de toda la cadena desde el punto de vista de la protección de datos.
3. Reparación y reacondicionamiento
El equipo se diagnostica, repara y prepara para volver a usarse. Cada cambio de estado queda registrado en la línea de tiempo del seguimiento, de modo que la empresa puede ver en qué etapa está cada uno de sus equipos.
4. Donación y certificado
Al cerrarse el proceso, la empresa recibe el certificado de recepción y donación, que documenta a qué institución llegó cada equipo. Ese certificado cierra el expediente y sirve como respaldo para reportes de impacto, RSE o ESG.
Tecnología al servicio de la transparencia
Con un sistema de seguimiento en línea, la empresa generadora puede consultar el estado de sus equipos en tiempo real, sin depender de un mail o una llamada. Esa transparencia es un diferencial clave al momento de elegir con quién trabajar.
"La trazabilidad es la diferencia entre 'confiamos en que lo hicieron bien' y 'podemos probarlo'."
En Upware, cada equipo que recibimos genera documentación completa de trazabilidad y un código de seguimiento público. Consultanos para conocer los detalles de nuestro sistema.
