Checklist para dar de baja equipos IT de forma segura y darles una segunda vida

Dar de baja un equipo IT parece una tarea sencilla. Pero cuando se hace sin un proceso definido, los riesgos se acumulan: datos sensibles que quedan en discos, equipos que se pierden y documentación insuficiente para una auditoría. Este checklist está pensado para que el área IT tenga un proceso claro, reproducible y auditado para cada baja de equipo, dejándolo listo para una segunda vida.

Antes del retiro: preparación

• ☐ Identificar el equipo y registrar marca, modelo, número de serie y número de inventario interno.
• ☐ Verificar si contiene datos personales o confidenciales (usuarios activos, correos locales, bases de datos, archivos de trabajo).
• ☐ Desautorizar el equipo de cuentas de software (Microsoft, Adobe, antivirus, MDM) para liberar las licencias.
• ☐ Hacer backup de datos relevantes si el usuario tiene archivos locales que deben preservarse.
• ☐ Cerrar sesiones activas y revocar accesos en Active Directory, Google Workspace u otros sistemas de identidad.
• ☐ Documentar o eliminar contraseñas de BIOS/UEFI para facilitar el proceso posterior.

Borrado seguro de datos

• ☐ Identificar el tipo de medio de almacenamiento: HDD magnético, SSD SATA/NVMe, eMMC u otro.
• ☐ Aplicar el método de borrado correspondiente:
  • HDD: sobreescritura con múltiples pasadas (DoD 5220.22-M / NIST 800-88 Clear o Purge).
  • SSD/NVMe: Cryptographic Erase o Secure Erase ATA si el fabricante lo soporta.
• ☐ Obtener y archivar el certificado de borrado con número de serie, método, fecha y resultado.
• ☐ Verificar otros medios de almacenamiento: ranuras SD, memorias internas de impresoras o equipos de red.

Preparación para el retiro físico

• ☐ Reunir los accesorios: cables, cargadores, bases, teclados y ratones si son parte del lote.
• ☐ Identificar físicamente los equipos con etiquetas que incluyan el número de serie.
• ☐ Coordinar el retiro o la entrega con tu socio de reacondicionamiento y donación.
• ☐ Preparar el punto de acopio en un área accesible para el transporte.

Al momento del retiro

• ☐ Verificar que el remito de recepción coincide con el inventario de equipos a entregar.
• ☐ Firmar el documento de transferencia y conservar una copia con el código de seguimiento.
• ☐ Fotografiar los equipos antes de la entrega como respaldo (recomendado para lotes grandes).

Después del retiro: cierre del expediente

• ☐ Actualizar el inventario de activos IT marcando los equipos como dados de baja con la fecha y el destino.
• ☐ Archivar los certificados de borrado y el remito de recepción para auditorías futuras.
• ☐ Seguir el estado de los equipos con el código de seguimiento hasta el certificado de donación.
• ☐ Consolidar los datos para el reporte de RSE o ESG del período.

"Un proceso bien documentado es la mejor defensa ante una auditoría y la mejor garantía para los datos de tus clientes."

Upware puede integrarse a tu proceso de baja de equipos desde el primer paso. Coordiná con nosotros y te ayudamos a implementar este checklist en tu organización.