Checklist para dar de baja equipos IT de forma segura y sustentable
Dar de baja un equipo IT parece una tarea sencilla. Pero cuando se hace sin un proceso definido, los riesgos se acumulan: datos sensibles que quedan en discos, equipos que terminan en la basura común, documentación insuficiente para una auditoría. Este checklist está pensado para que el área IT —o quien sea responsable de los activos tecnológicos— tenga un proceso claro, reproducible y auditado para cada baja de equipo.
Antes del retiro: preparación
- ☐ Identificar el equipo a dar de baja y registrar: marca, modelo, número de serie, número de inventario interno.
- ☐ Verificar si el equipo contiene datos personales o confidenciales (usuarios activos, correos almacenados localmente, bases de datos, archivos de trabajo).
- ☐ Desautorizar el equipo de cuentas de software (licencias de Microsoft, Adobe, antivirus, MDM) para liberar las licencias y evitar accesos no autorizados.
- ☐ Hacer backup de datos relevantes si el usuario tiene archivos locales que deben preservarse.
- ☐ Cerrar sesiones activas y revocar accesos en Active Directory, Google Workspace u otros sistemas de gestión de identidades.
- ☐ Verificar si el equipo tiene BIOS/UEFI con contraseña y documentarla o eliminarla para facilitar el proceso de borrado.
Borrado seguro de datos
- ☐ Identificar el tipo de medio de almacenamiento: HDD magnético, SSD SATA/NVMe, eMMC u otro.
- ☐ Aplicar el método de borrado correspondiente al tipo de medio:
- HDD: sobreescritura con múltiples pasadas (DoD 5220.22-M / NIST 800-88 Clear o Purge).
- SSD/NVMe: Cryptographic Erase o Secure Erase ATA si el fabricante lo soporta.
- Dispositivos sin posibilidad de borrado lógico seguro: destrucción física del medio.
- ☐ Obtener y archivar el certificado de borrado con número de serie, método, fecha y resultado.
- ☐ Verificar otros medios de almacenamiento: ranuras SD, unidades ópticas internas, memorias flash en impresoras o equipos de red.
Regla de oro
Si existe cualquier duda sobre si el borrado fue exitoso, la única alternativa aceptable es la destrucción física del medio de almacenamiento. La tranquilidad que da saber que los datos no pueden ser recuperados vale más que el valor residual del disco.
Preparación para el retiro físico
- ☐ Reunir los accesorios que acompañan al equipo: cables, cargadores, bases, teclados y ratones si son parte del lote.
- ☐ Identificar físicamente los equipos con etiquetas que incluyan el número de serie para facilitar la verificación al momento del retiro.
- ☐ Coordinar el retiro con el gestor de RAEE habilitado.
- ☐ Preparar el punto de acopio en un área accesible para el transporte.
Al momento del retiro
- ☐ Verificar que el manifiesto o remito del gestor coincide con el inventario de equipos a entregar.
- ☐ Firmar el documento de transferencia y conservar una copia.
- ☐ Fotografiar los equipos antes de la entrega como respaldo documental adicional (opcional pero recomendado para lotes grandes).
Después del retiro: cierre del expediente
- ☐ Actualizar el inventario de activos IT marcando los equipos como dados de baja con la fecha y el gestor receptor.
- ☐ Archivar los certificados de borrado y el manifiesto de retiro en un expediente accesible para auditorías futuras.
- ☐ Solicitar al gestor el informe de destino final al cierre del proceso de reciclaje o reacondicionamiento.
- ☐ Consolidar los datos para el reporte de sustentabilidad o ESG del período.
"Un proceso bien documentado es la mejor defensa ante una auditoría y la mejor garantía para los datos de tus clientes."
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